Какие документы подтвердят командировочные расходы

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить – НалогОбзор.Инфо

Какие документы подтвердят командировочные расходы

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2.  Как правильно отразить порядок  

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

     3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

     3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

     3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

     3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы  на прочие нужды сотрудника

     3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

Организация командировки

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

  • на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
  • на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
  • личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
  • иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При  командировке за границу работодатель также оплачивает:

  • госпошлину при  оформлении загранпаспорта или визы;
  • консульские и  аэродромные сборы;
  • сборы за въезд или перевозку автомобиля;
  • оплата медицинского страхования;
  • прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

  • оплата сервиса  в барах и ресторанах;
  • платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
  • затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). 

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1.  Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1.  При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1.  При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет – маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются  от сдачи в аренду номера  в гостинице или квартиры. Так аренду  гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды  квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России – 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника.  Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета,  банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России.

Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты.

При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы.  В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/raskhody_v_komandirovke_chem_podtverdit_i_kak_oplatit/71-1-0-2087

Оформление командировки в 2021 году

Какие документы подтвердят командировочные расходы

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на времякомандировки за работником сохраняется место (его нельзяуволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудниковИсключенияСсылкана законодательство
БеременныеИсключений нетстатья 259 ТК РФ
НесовершеннолетниеМожно, если речь идето спортсменах и творческих работникахстатья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающиепо ученическому договоруМожно, только если командировкасвязана с ученичествомстатья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностямиМожно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитациистатья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов ложится на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

Какие документы подтвердят командировочные расходы

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.

Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).  

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма.

Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету.

Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.   

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается  командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться  в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию.

Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной.

В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке  из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.   

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д.

В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период).

Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях  работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.  

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.  

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.  

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце.

Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб.

Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных  

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы.

Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад.

Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.  

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка.

Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа.

Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности.

Любые переработки инициируются  работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.