Питание в командировке расходы

Заменяем суточные выплаты выплатами за расходы на питание: мнение аудиторов

Питание в командировке расходы

Каким бы ни был директор, «хорошим» или «плохим», так или иначе он преследует цель максимально сократить расходы на «ненужные», по его мнению, вещи. Среди множества предложений, которые регулярно поступают к нему на стол, он едва ли смог бы купить все из тех денег, что у него есть (и даже кредитов бы не хватило).

В связи с этим ему часто приходится думать о рентабельности того или иного мероприятия. Очень жаль, но часто директора «заигрываются» с сокращением расходов и прибегают не совсем к законным методам экономии.

Один из наших клиентов по услуге «облачный 1С сервис» рассказал историю о том, как в его организации руководитель запретил бухгалтеру выплачивать суточные командированному сотруднику с той поправкой, что ему будут компенсированы расходы на питание на основании предоставленных чеков.

Собственно, нас спросили о том, насколько это правомочно и как бы в дальнейшем не столкнуться со штрафами. Не зная в самом начале ответа на этот вопрос, мы постарались проанализировать текущее законодательство. Благо, ответ получилось найти, и он оказался отрицательным. Правда, к нашему совету так никто и не прислушался, но это уже не важно.

Сегодня мы расскажем Вам, чем суточные отличаются от расходов на питание, обязан ли работодатель их компенсировать, что вообще подразумевается под понятием «командировочные» и как лучше всего поступить в ситуации, когда работника необходимо отправить выполнять свои служебные обязанности вне города его постоянного проживания.

В чем, собственно, отличие?

Начнем с того, что компенсация расходов на питание – это фактическое возмещение работодателем денежных средств, которые были затрачены работником на покупку той или иной продукции пищевой промышленности для личных нужд.

С точки зрения трудового законодательства, работодатель будет обязан возмещать денежные средства по этому поводу только в том случае, если ранее было между ним и работником заключено соответствующее соглашение, причем в письменной форме. Им можно было договориться и устно, но мы сейчас не будем рассматривать этот случай.

Суточные – отдельные от заработной платы выплаты, которые в теории должны компенсировать работнику все неудобства, связанные с его фактическим проживанием во время командировки в другом городе или стране.

Компания обязана, согласно предписаниям ТК РФ, обеспечить возможность работнику снять себе жилье или забронировать номер в гостинице, а также обеспечить теми средствами (суточными), которые сотрудник сможет потратить на личные нужды в случае такой необходимости. Как мы видим, о питании конкретно ничего в законодательстве не сказано.

Следовательно, мы делаем вывод о том, что у дирекции нет как таковой обязанности «покупать еду» сотруднику, т.к. ему и так выплачивается n-ая сумма денег на покрытие схожих затрат, чего нельзя сказать об аренде жилья, которая является отдельной статьей расходов.

Если говорить в рамках нашего примера директор решил «сжульничать», не выплачивая суточные, а компенсируя расходы на питание. Априори в этом случае руководство компании тратит меньше денег. За это, между прочим, командированный работник может подать на своего работодателя в суд. Так что, директора, имейте это ввиду, ибо скупой платит дважды.

Налоговая база

Если работодатель все же решит действовать по закону, ему в любом случае придется позаботиться о том, как правильно исчислить все налоги. В частности, компенсация расходов на питание облагается НДФЛ, как и любая другая выплата, указанная в соглашении, не считая обязательных.

Подробно отвечает на этот вопрос Минфин в своем письме от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263. Там же любопытный читатель может обнаружить для себя, что с данных компенсаций необходимо начислять некоторую сумму страховых взносов, а также учитывать эти платежи в составе расходов в целях налога на прибыль.

Этого же мнения придерживаются суды отдельных округов Российской Федерации, но есть и оппозиционное мнение. К примеру, существует постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г.

№ А05-8942/2008, в котором арбитры пришли к мнению, что компенсация расходов на питание была произведена работнику в прямых интересах компании (ведь он, находясь в командировке, выполняет прямые поручения работодателя). Поэтому, данные расходы НДФЛ облагаться не должны.

Проблема в очередной раз сводится к тому, что разрозненная судебная практика создает твердую почву для интерпретации законов в своих собственных интересах, что остается на руку коррумпированным структурам. К сожалению, это реалии нашей жизни и, по крайней мере, сейчас рядовой гражданин ничего с этим поделать не сможет при всем своем желании.

Работник «вышел из строя»

Раз мы уж затронули тему замены суточных на компенсацию повседневных расходов командированного сотрудника, то не лишним будет сказать о том, как поступить директору в ситуации, когда работник, к примеру, заболел и в связи с этим не может выполнять свои должностные обязанности.

Логично предположить, что суточные выплачиваются ему тогда, когда он фактически «находится в строю» и делает ту работу, которая на него возложена. Сразу хотим оговориться – это заблуждение. С точки зрения ТК РФ, суточные должны выплачиваться работнику ровно в том размере, сколько дней сотрудник отработал, находясь вне города своего постоянного проживания.

Даже если он в первый же день по приезду в другой город или страну заболел и на протяжении всего периода командировки «пролежал в постели», дирекция обязана начислить ему суточные. У руководства компании здесь вновь может появиться соблазн нивелировать необходимость трат, с которых у него не будет никакой отдачи.

Стоит отметить, что схожий подход к решению данного вопроса – наказуемое деяние, которое может обернуться крупным штрафом.

На «широкую ногу»

Есть еще одна занимательная сторона вопроса. Предположим, работник подписал с руководителем соглашение, где прописана обязанность работодателя компенсировать все затраты на пропитанные во время командировки.

Дабы защитить права компании хотим порекомендовать ее директору, обговорить примерную, а лучше точную сумму тех денег, которые он сможет вернуть.

Необходимо это сделать то той причине, что командированный сотрудник вдруг решит, что может себе «ни в чем не отказывать», посещая дорогие рестораны, например.

Если в соглашении будет отсутствовать точная сумма компенсационных выплат, то компании придется возместить затраты по любым чекам, предъявленным работником. В противном случае судебное разбирательство с большей долей вероятности закончится в пользу «разгулявшегося» работника.

На что еще может рассчитывать работник?

Компенсация затрат на питание – это не единственное, о чем может просить сотрудник, отправляющийся в командировку.

Из наиболее популярных потребностей – оплата мобильной связи, компенсация затрат на интернет, покупка дополнительной теплой одежды, если речь идет о поездке на Крайний Север, дополнительные деньги на тот случай, если забронированный номер в отеле будет иметь ряд неудобств и ему придется снимать другое жилье самостоятельно. Другими словами, требования могут быть абсолютно разными. Работодателю же важно понимать, что во многих из них он может отказать, будучи правым. В частности, дополнительные расходы на мобильную связь – прихоть работника, интернет – тоже прихоть, дополнительная одежда – прихоть и т.д. В то же время, работодатель должен обеспечить работника именно таким жильем, которое позволит сотруднику комфортно пребывать по месту командировки, а также платить именно тот размер суточных, которые регламентирован действующим законодательством. В любом случае, директору никто не может запрещать купить своему дорогому подчиненному шапку-ушанку из песца, дабы тот не замерз, работая за Полярным Кругом. Главное, чтобы все траты были, по возможности, согласованы заранее. Это поможет решить главную проблему всех командировок – кто и кому что должен.

Стоит ли бухгалтеру не выполнять заведомо ошибочные поручение директора?

Если директор намерен «обделить» командированного работника, ответственность за это понесет только он сам и его компания. Бухгалтер же в данном случае – лицо едва ли причастное к происходящему.

В случае возникновения конфликтной ситуации между начальником и подчиненным по поводу денежных выплат, бухгалтер всегда может сослаться на своего непосредственного руководителя, который давал соответствующие указания.

В особенности это актуально для обычных бухгалтеров (не главных), которые, в теории, не принимают самостоятельных решений по тому или иному вопросу, следовательно, ответственности не несут. Так что, решать, на чью вставать сторону, решать только им самим.

Выводы

На основании вышеизложенного мы сообщаем, что именно «заменить» выплаты суточных на компенсацию расходов на питание – противозаконное деяние, за которым последует неизбежное наложение штрафа.

Далее, все компенсирующие выплаты должны быть отражены в налоговом и бухгалтерском учете, что обязывает руководство компании облагать данные суммы налогами. Более того, работодатель вправе не компенсировать расходы на питание своего подчиненного, т.к.

эти траты не входят в число обязательных платежей, при этом за ним сохраняется возможность помочь материально своему работнику.

Большое спасибо за внимание и до новых встреч!

Источник: https://SCloud.ru/blog/zamenyaem_sutochnye_vyplaty_vyplatami_za_raskhody_na_pitanie_mnenie_auditorov/

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Питание в командировке расходы

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.